In einem ersten Schritt werden die laufenden Aufwands- und Ertragsbuchungen skizziert.

Laufende Aufwendungen

Buchung 

Ein Aufwand ist grundsätzlich auf der Soll-Seite des Buchungssatzes zu finden. Die zutreffende Verbindlichkeitsart wird durch die Software SAP automatisch aus dem genutzten Geschäftspartnerkonto (Kreditor) abgeleitet. Der Kreditor entspricht gemeinsam mit dem Debitor in etwa dem Zahlungspartner in HKR-TV. Zentrale Bedeutung nimmt somit die Auswahl des zutreffenden Aufwand-Unterkontos und des (landeseinheitlichen) Geschäftspartners ein. Gebucht werden die gesamten Anschaffungsaufwendungen (=Aufwendungen, um die Ware zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen).

Beispiel 31: Das Land NRW erhält eine Rechnung für bereits geliefertes Drucker-Papier über 2.000 Euro (brutto). Darüber hinaus stellt das Unternehmen 100 Euro für die Anlieferung des Papiers in Rechnung. 

Beispiel 32: Das Land NRW zahlt die Miete für das Verwaltungsgebäude an der Berger Allee 25 für das aktuelle Haushaltsjahr (1.200.000 Euro). 

Rabatte

Rabatte stellen eine Senkung des Einkaufspreises dar und mindern somit den Anschaffungsaufwand unmittelbar.

Beispiel 33: Das Land NRW erhält eine Rechnung für bereits geliefertes Drucker-Papier über 2.000 Euro (brutto). Es wird ein Mengenrabatt i.H.v. 10% eingeräumt. Darüber hinaus stellt das Unternehmen 100 Euro für die Anlieferung des Papiers in Rechnung. 

Skonti

Skonto wird als Belohnung für eine schnelle Rechnungsbegleichung gewährt. Der Wert des durch das Land NRW zu buchenden Aufwands ändert sich durch Skonto zunächst nicht (im Gegensatz zum Rabatt).

Beispiel 34: Das Land NRW erhält eine Rechnung für bereits geliefertes Drucker-Papier über 2.000 Euro (brutto). Darüber hinaus stellt das Unternehmen 100 Euro für die Anlieferung des Papiers in Rechnung. Bei einer Rechnungsbegleichung innerhalb von 14 Tagen wird ein Skonto i.H.v. 3% auf den Gesamtrechnungsbetrag (brutto) eingeräumt. 

Die Minderung des Aufwands für Skonto wird durch die zuständige Kasse angestoßen. Sofern Skonto gezogen werden kann, wird die Kasse eine Reduzierung des Auszahlungsbetrags an das Unternehmen veranlassen und zugleich einen Skontoertrag buchen (5490020000 / Aufwandsberichtigungen (Skonti, Boni, Rabatte)). Das MWEIMH vermerkt bei der Buchung nur die eingeräumte Skontohöhe und Skontofrist.

Dies führt zu folgendem Buchungssatz im Buchungskreis der zuständigen Kasse: 

Informationen zur Berücksichtigung von Skonto bei der Anschaffung von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens finden Sie unter Abschnitt 3.1 / Zugang von Anlagevermögen.

Umsatzsteuerbuchungen

Da das MWEIMH nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, ist die Umsatzsteuer im Rahmen der doppelten Buchführung grundsätzlich nicht gesondert auszuweisen. Ausnahmen hiervon stellen sog. Betriebe gewerblicher Art dar (BgA).

Laufende Erträge

Buchung 

Eine Ertragsbuchung erfolgt „spiegelverkehrt“ zur Aufwandsbuchung (vgl. Ausführungen zu den laufende Aufwendungen). Der Ertrag ist grundsätzlich auf der Haben-Seite des Buchungssatzes zu finden. Die zutreffende Forderungsart wird durch die Software SAP automatisch aus dem genutzten Geschäftspartnerkonto (Debitor) abgeleitet. Der Debitor entspricht gemeinsam mit dem Kreditor in etwa dem Zahlungspartner in HKR-TV. Zentrale Bedeutung nimmt somit auch bei der Buchung von laufenden Erträgen die Auswahl des zutreffenden Ertrags- Unterkontos und des (landeseinheitlichen) Geschäftspartners ein.

Beispiel 35: Das MWEIMH erhält Einzahlungen für Geldbußen nach § 16 Abs. 1 TVgG NRW in Höhe 2.000 Euro. 

Beispiel 36: Das MWEIMH erwirbt die Firmentickets für Ihre Mitarbeiter/innen (150.000 Euro).

Schritt 1: Buchung der Rechnungsbegleichung an das Verkehrsunternehmen: 

Schritt 2: Buchung der Forderung an die Mitarbeiter: